excel勤務表から病棟日誌が作れます

EXCELで勤務表を作っていますか？

EXCELシートの勤務データを利用できるのに・・・と思ったことはありませんか？

ちょっと工夫すればEXCEL勤務表から病棟日誌を自動で作ることができます

病棟日誌を作るための準備をする

①氏名②資格③勤務記号

この3つの項目が病棟日誌に必要な項目です

病棟日誌は、当然ですがある日の勤務者を仕事内容（勤務記号）別に集計表にして日誌内容を記載するものです。

病棟日誌作成時間のほとんどが勤務者と仕事内容を記載することに費やされます

1）２段の予定・実績が一つになっている勤務表は１段の勤務表にします（実績だけを使用）

２段勤務表から直接作成することも可能ですが修正する時に計算式を追いやすいので１段の勤務表にします

2）ワークシート（作業用）を用意する

病棟日誌は１日を切り取って日誌にするのでワークシートに１日分の勤務表を転記するシートを用意します

3）病棟日誌のフォームを用意します

ワークシートに転記した病棟日誌用に作成されたデータを転記するシートを用意します

※病棟日誌を作成するのに必要な準備は終わりです

２段から１段にするのは案外簡単ですが、勤務実績の欄に変更のあった勤務記号だけ入れる例が多いので転記の条件に「１段実績＝２段予定欄<>２段実績欄」となるようにします。

		1日	2日	3日	4日	5日	6日
井出麻衣	実績	休み	日	日	日	日	休み

使う勤務表は、1段実績表にします

ワークシートに１段実績表から指定した日のデータを転記する

IF関数で日にちを指定したら１段実績表の指定日の列を条件に従ってリンクするか、VBAであれば列ごとコピーして値だけ貼り付ける処理をします

※指定日を入力する欄は「病棟日誌」の日付を入れるセルにします

↑↑↑↑　病棟日誌　↑↑↑↑


1段実績表の指定した日をWKシートに転記	＜ヒント＞countifを使う	抜き出された状態です条件式では「病棟日誌の指定した日」なら「指定した日のデータ」にリンクとします

※転記するデータは「職員名」「資格」「勤務記号」になります

一般的には勤務記号を１０個以上使っている病院が殆どです。

つまり、２０、３０個の勤務記号があった場合、勤務記号を分類し「病棟日誌」に転記する必要があります。

勤務表で使用する全ての勤務記号を１０から１４種類程度に分類しワークシートに転記した１段実績の記号に対応させる変換テーブルを作成し、おまとめ記号に変換された病棟日誌用勤務データに反映させる。

実績データをおまとめテーブルの勤務記号をおまとめ記号に変換します

＜ヒント＞countif関数でまとめ記号に変換できます
例）全ての記号を病棟日誌に割り当てるのは無駄があるので、委員会や会議は「日」（日勤）に、有給休暇や特別休なども「その他の休み」にまとめ病棟日誌に詳細記号を表示すれば、いくつ記号があっても病棟日誌に表示できます。

病棟日誌に集計する勤務の種類が少なければ、単純に勤務記号ごとに職員を並び替えれば「病棟日誌」シートに転記するだけでできます。

※最大15くらいあれば殆どの病棟日誌は大丈夫です）

①の病棟日誌用勤務データを勤務ごとに並び替えて勤務に対応する職員一覧を作成し転記する。

下の図では変換された勤務に対応する職員名の勤務がX軸方向に上から順に番号が振られています。（これを勤務と氏名を参照し勤務別職員リストとして完成させます）

＜ヒント＞countif関数で同一勤務の個人の勤務記号の横に上から番号を振る

ここがポイント！・・・・下の図は作業列の1から10が右の表に空白を詰めて職員名が転記されています。

＜ヒント＞MAX/index/match関数で左の昇順に間隔のあいた番号の空白を詰めて勤務ごとに職員の一覧を作ります

ここまでできれば簡単に病棟日誌に転記できます

ワークシートから「病棟日誌」に転記する

ワークシートの勤務者一覧を病棟日誌にリンクさせます